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Autogestión de aduanas con UPS

Este es un pequeño tutorial sobre cómo realizar la autogestión de aduanas con UPS. Lo primero que debes saber es que estos trámites los puedes realizar de forma absoluta y totalmente telemática. No vas a tener que presentarte en las aduanas españolas en Barajas – todo se puede hacer desde tu ordenador.

UPS es una compañía americana de paquetería que como cualquier compañía privada, tiende a cobrar hasta por respirar.

En caso de que la tienda estadounidense en la que quieras comprar envíe por UPS sí o sí, no sólo te van a cobrar bastante más de lo que te cobrarían enviado por USPS (el equivalente al Correos español), sino que te cobrarán un recargo de aproximadamente 18€ más IVA porque realicen ellos los trámites aduaneros.

Así que en pos de mejorar un poco el mundo, voy a explicar aquí cómo realizar tú mismo los trámites y pagar exclusivamente IVA y aranceles.

Tutorial

Paso 0 - activar Cl@ve o DNI-e

Para poder realizar todas estas gestiones de forma telemática, y teniendo en cuenta que se pueden demorar algunos días, es importante tener funcionando el acceso a las webs necesarias antes de hacer ningún pedido.

Una de las opciones si tenéis lector de tarjetas smart card en vuestro ordenador es ir a una oficina de expedición del DNI, sin pedir cita previa, y usar una de las máquinas para activaros el DNI-e (DNI electrónico).

El problema del DNI-e es que tienes que tener un lector de smart card, y además los certificados tienen que ser renovados cada dos años.

La otra opción es utilizar Cl@ve, que se trata de una aplicación para móviles que genera claves temporales (One Time Passwords), y que a diferencia del DNI electrónico, no caduca.

Para obtenerlo, podéis hacerlo usando el propio DNI-e (a partir del cual puedes dejar que caduquen los certificados, porque da igual), mediante correo postal o personalmente. Tienes más información en la sección de registro de Cl@ve.

Simplificado, estas son las opciones que tenéis:

Diagrama de opciones.

Paso 1 - avisar a UPS

El primer paso es avisar a UPS de que vamos a tramitarnos nosotros mismos el papeleo aduanero. Esto se conoce en el mundillo como autogestión.

Estoy es muy importante realizarlo lo más rápido posible en cuanto se sepamos el código de seguimiento, ya que UPS suele comenzar a realizar los trámites en cuanto llega a España.

Una vez el paquete haya sido asignado un número de seguimiento, debemos enviar un email a la dirección brokeragees@ups.com (este correo es sólo para España), con un texto similar a este:

Título: Autogestión [seguimiento]

Hola buenos días,

Soy [nombre y apellidos], con DNI [dni], y les informo que deseo realizar yo mismo la gestión de los trámites aduaneros de importación para el paquete con seguimiento [seguimiento].

Un saludo, [nombre]

Una vez lo hayan recibido, podremos ver en el seguimiento cómo aparecen estas dos líneas:

Seguimiento de UPS mostrando que se ha requerido la gestión por un agente externo, en este caso, nosotros.

Paso 2 - esperar la llegada a España

A continuación tenemos que esperar a que entre en las aduanas españolas. Cuando ello ocurra, en la web de UPS aparecerá “Clearance in progress”.

Se muestra "Clearance in progress" en el resumen del estado.

Paso 3 - solicitar a UPS los documentos asociados

Debemos de enviar otro email a brokeragees@ups.com, solicitando la información asociada al envío, como la dirección de origen, el peso o el precio declarado.

En caso de que tengas una factura emitida por la tienda donde aparezcan los datos del remitente, este paso no es necesario.

Aquí tienes una plantilla que puedes utilizar:

Hola buenos días,

Soy [nombre y apellidos], con DNI [dni]. Les envío este email para solicitarles la documentación asociada al envío [código de seguimiento] para realizar los trámites de autogestión.

Un saludo 

Cuando nos respondan, nos enviarán tres ficheros:

Nos interesa el tercero (InvoiceXXXXXXXX.pdf), **que es donde está la factura **y contiene todos los datos necesarios para realizar el DUA de aduanas.

Tiene un aspecto similar a esto:

Factura

Paso 4 - partida sumaria

Para poder realizar el documento simplificado de importación, nos hace falta saber el número de partida. Es decir, el código asignado por Aduanas a nuestro paquete.

Para ello, vamos a:

  1. Página web de la Agencia Tributaria AEAT
  2. Sede Electrónica de la AEAT (arriba a la derecha)
  3. Aduanas (columna de la izquierda, en Todos los trámites)
  4. Presentación de declaraciones sumarias y manifiestos de carga
  5. Declaración sumaria de descarga (enlace directo).

Seleccionamos la opción de Consulta de conocimientos aéreos, e iniciamos sesión con Cl@ve o con el DNI electrónico.

Lista de opciones, entre la que se incluye "Consulta de concimientos aéreos"

Aquí nos aparecerá un formulario digno de Frontpage 2000 en que podemos introducir el código de seguimiento de UPS, en la casilla de "Número de conocimiento".

Resultado de la búsqueda, donde se muestra la declaración sumaria y partida

Debemos tomar nota de la Declaración sumaria, y del número de partida.

Paso 5 - declaración de importación

El siguiente paso consiste en realizar el trámite de importación propiamente dicho.

Para ello, ahora debemos ir a:

  1. Página web de la Agencia Tributaria AEAT
  2. Sede Electrónica de la AEAT (arriba a la derecha)
  3. Aduanas (columna de la izquierda, en Todos los trámites)
  4. Presentación y despacho de declaraciones
  5. Importación (enlace directo)

Aquí seleccionamos "Formulario simplificado" dentro de "Presentaciones":

Lista mostrando la opción de "Formulario simplificado"

A continuación se nos mostrará un formulario donde poner datos básicos sobre nosotros, el remitente y el paquete.

Vista del formulario sin rellenar

En "País" hay que introducir el código ISO 3166 del país. Para Estados Unidos, éste es "US". Si no lo sabéis, pulsad el enlace con el símbolo de interrogante, marcado en la imagen superior.

En el recuadro de "Número de Referencia", pondremos el número de Declaración Sumaria y la Partida, todo junto, sin guiones ni espacios.

Si por ejemplo vuestra Declaración Sumaria es 0801-7-044963, y la partida es 00357, en este campo pondremos 0801704496300357.

En "Código de la mercancía" aconsejo dejarlo al valor por defecto (9990000300). Éste código es un código TARIC (código internacional que se emplea para identificar el tipo de mercancía) que se utiliza en España para hacer referencias a declaraciones de particulares. Si lo cambiáis al que aparece en la factura, muy probablemente os avise de que no es posible hacerlo telemáticamente.

Otro dato importante es el "Valor de factura/envío". Os aconsejo de momento poner el coste original en la divisa original del pedido, incluyendo gastos de envío. Para dólares, en "Divisa" ponéis "USD".

Los "Gastos de envío" pues los dejamos a cero. En el caso de España los gastos de envío también se utilizan para computar el IVA, con lo que no nos ahorraremos nada y perderemos tiempo calculando a mano cuántos euros son.

Formulario rellenado

Pulsamos siguiente y nos pedirá únicamente el número de la factura. En caso de que no tengamos ninguno, podéis especificar aquí el ID de transacción de PayPal.

Volvemos a pulsar siguiente, y se nos mostrará cuánto Montoro quiere llevarse:

Captura donde se ve cuánto es el total de impuestos a pagar

En mi caso, el banco había aplicado una conversión de 468,75$ a 396,00€, mientras que aquí AEAT ha calculado que la conversión es 398,97€. Esto se debe a que la AEAT no pide el cambio que nos fue aplicado sino que aplica el que haya vigente el día que se rellena el formulario.

Depende de cómo haya fluctuado el cambio, puede ser favorable para nosotros (la AEAT calcula que los euros equivalentes es menor, con lo que pagamos menos) o desfavorable (el cambio es mayor, con lo que sale más caro).

Como vemos que la conversión aplicada es desfavorable, vamos a hacer el truco del almendruco: volvemos atrás y cambiar de dólares a euros, con el cambio que se nos aplicó a nosotros.

Abajo hay un botón que pone "Corregir declaración". Lo pulsamos y editamos: donde antes pusimos el precio en dólares, lo ponemos en euros, y en "Divisa" ponemos "EUR".

Se ha cambiado de dólares a euros

Si machacamos siguiente otra vez, veremos que ahora el importe total a pagar es casi un euro menor:

Precio actualizado al cambiar de dólares a euros

Una vez está todo correcto, subimos la documentación que tengamos demostrando el valor del artículo. En mi caso, he subido la factura que me ha remitido UPS, y una captura del recibo del banco.

Recibos subidos

Pulsamos siguiente y podremos ver todos los campos de la declaración. Revisadlo y comprobad que esté bien.

Cuando lo hayáis hecho, vais abajo del todo y pulsáis en "Firmar y Enviar". Os saldrá un popup, marcáis "Conforme" y lo enviáis.

Popup donde se debe pulsar en "Enviar y firmar"

La página se recargará, y veremos que ya hemos terminado de hacer la declaración.

Captura donde se ve el circuito verde

Aquí tenemos un dato muy, muy importante: el circuito. En mi caso, siempre ha sido verde.

Paso 6 - pago del IVA

A continuación, lo que tenemos que hacer con la AEAT es pagarles. Para ello, en la página web donde podemos ver el circuito, pulsa "Siguiente".

Página donde se solicita el pago de las tasas

Pulsamos sobre el enlace para continuar, y nos saldrá una ventana donde nos da diferentes formas de realizar el pago:

Listado de diferentes métodos de pagos admitidos por la AEAT

En pos de hacerlo todo telemáticamente, le damos a "Pago de la liquidación" en "Ingreso en cuenta corriente". Si prefieres hacerlo en un banco, puedes utilizar "Ingreso en Entidad Colaboradora", pero no voy a cubrir cómo hacerlo aquí.

En la siguiente ventana nos pedirá los datos bancarios:

Formulario a rellenar con datos de la cuenta corriente

Ponemos los datos de cualquier cuenta que esté a nuestro nombre, y le damos a "Presentar el pago".

Formulario donde se debe rellenar el apellido

Aquí simplemente nos queda poner las cuatro primeras letras de nuestro primer apellido en los datos del contribuyente, y darle a "Enviar".

Nos pedirá volver a firmar, aceptamos y se nos abrirá una ventana nueva con información referente al pago exitoso:

Página mostrada en caso de pago exitoso

En este momento es posible que el bloqueador de popups haga de las suyas, y te haya cobrado pero no aparezca como pagado. Si es así, no desesperes, no vas a tener que pagar dos veces - mira en las notas cómo solucionarlo.

Paso 7 - levante de mercancía

Para terminar, tenemos que volver al inicio de la Sede electrónica, y seleccionar "Mis Expedientes".

Botón de "Mis expedientes" en el inicio de la Sede electrónica

Seleccionamos "Todos", y aquí el justificante de levante. Si tienes varios, será probablemente el primero, ya que están ordenados cronológicamente:

Listado de todos los expedientes

Seleccionamos "Consulta de documentos electrónicos":

Listado de opciones para el expediente seleccionado

Aquí seleccionamos el "Justificante de levante en despacho": image

Nos saldrá otro popup, y aquí seleccionamos "Descargar". El resultado es un PDF similar a esto:

Justificante de levante de mercancía

Ahora, por último, tenemos que enviar este documentos a brokeragees@ups.com. Plantilla aquí:

Título: Levante [seguimiento]

Hola, buenos días,

Adjunto el levante de mercancía para el paquete con seguimiento [seguimiento]

Un saludo

Y adjuntáis el fichero.

Paso 8 - recibir el paquete

Ya hemos terminado. Ya puedes relajarte y ponerte a otra cosa. En un par de días, lo tendrás en tu casa, y por 18€ menos de lo que te hubiera costado si UPS lo hubiera hecho por tí.

Notas

El bloqueador de popup me ha bloqueado la ventana de pago

Es bastante probable, tanto en Firefox como en Chrome, que después de realizar el pago, **os aparezca que se ha bloqueado un pop-up **crítico en que se termina de realizar el pago.

Ventana del bloqueador de popups, que evita que se pase correctamente al siguiente paso

En este momento, el pago se ha realizado como podrás ver en tu cuenta corriente, pero no aparecerá como pagado en la web de la AEAT. No os asustéis, ni intentéis volver a realizar el pago.

Lo primero será aquí permitir futuros popups de la página web de la AEAT, para que esto no vuelva a pasar, marcando el botón de "Permitir siempre ventanas emergentes de esta web".

Segundo, será marcar el pago como realizado.

Para ello, en la página de "Conceptos Liquidados", seleccionamos "Verificación del ingreso". Si accidentalmente has cerrado esta ventana, mira abajo cómo volver aquí.

He cerrado accidentalmente la página de pago

En caso de que hayas cerrado la página accidentalmente después de haber firmado la declaración, no hace falta que vuelvas a hacer el todo formulario - ve a la página inicial de la Sede electrónica y pulsa en "Mis expedientes".

Botón de "Mis expedientes" en el inicio de la Sede electrónica

A continuación, pulsamos sobre el expediente activo:

Listado de expedientes activos, donde sólo se muestra el que hay ahora mismo sin pagar

Vamos a "Consulta del DUA de Importación".

Enlace de "Consulta del DUA de Importación" en el expediente

Ahora a "Pago de deuda".

Enlace de "Pago de Deuda"

Y ya vuelves a estar donde estabas.